המושג מערכות מידע נשמע מפוצץ, כאילו עכשיו אנחנו הולכים לקפוץ גבוה מאד.
יש לי חדשות טובות בשבילכם, מערכת מידע היא שם כללי לכל סוג של מסמך, תוכנה או אפליקציה.
המרכזת לנו נתונים ומאפשרת לנו לקבל תמונה על הנתונים שאספנו.
כפי שדיברנו במאמרים הקודמים, בכל עסק יש לפחות 8 מחלקות וכמות המידע בעסק היא בלתי נגמרת. בעידן הדיגיטלי, אנחנו מצד אחד בעלי הזדמנות מעולה לעשות הכל לבד, ולהגיע ללקוחות הפוטנציאלים שלנו ללא מתווכים באמצעות האינטרנט. מצד שני בעל העסק נעשה תמנון בעל עשרות ידיים וכמות הממשקים, התוכנות והכיוונים שעלינו לפעול בהן גדלה ללא הפסקה.
אני אסביר:
יש המון אמצעי תקשורת – טלפון, מייל, וואצאפ, פייסבוק אישי ועסקי, טוויטר, פינטרסט, אתר אינטרנט, גוגל פלוס, יוטיוב, מערכת דיוור, וכל אפליקציה או ממשק נוסף. התקשורת עם קהל הלקוחות בשלבים השונים של העסק נעשית בכל כך הרבה מישורים ודרכים שקל מאד לאבד את המעקב והריכוז, בעיקר כשהמידע מפוזר בין כולם.
תקשורת ארגונית ומעקבים – גם מי שעובד "לבד" יש מולו אנשי שירות שנותנים לו שירותים, החל מרואה חשבון, גרפיקה, שיווק, ליווי וספקים שונים. בנוסף הוא עצמו צריך לתת שירות למספר לקוחות משתנה בשלבים שונים בכל זמן נתון. ושוב, הפניות והתקשורת מתפרסים על מספר ערוצי תקשורת ברוב המקרים ובכך יוצרים עומס מידע.
ניהול העסק עצמו – לקוחות, מתעניינים – לידים, מידע פיננסי מתי כמה ואיך אמור להיכנס ולצאת כסף מהעסק. ניהול שיווק, פרסום ופרויקטים
ניהול ממשקים – בשל הריבוי של הממשקים כמות הסיסמאות, הקישורים והדברים שאנחנו צריכים לתחזק כבעלי עסקים לא רק שלא מצתמצמת אלא גדלה ללא הפסקה. בכל פעם שאנחנו מנסים לארגן את המידע אנחנו מוסיפים עוד מערכת כדי לעשות זאת והמידע פשוט גדל.
אז מה עושים?
מארגנים, משתמשים בכלים שונים ובוחרים אותם כך שיתנו לנו את הפתרון המותאם לצרכים שלנו.
מערכות מידע מתחלקות לסוגים שונים, הן מתחילות מהגיליון הפשוט של האקסל שיודע לעשות לנו טבלה ולסנן את המידע. ומתקדמות לתוכנות שונות שנותנות לנו מענה על ניהול המידע שלנו. מאפשרות לנו לעקוב אחרי לקוח, תהליך, כספים וכל דבר שנבחר.
אז אלו סוגי מערכות מידע יש לרשותנו?
האקסל– התחלנו מהפשוט ביותר, ברגע שבנינו טבלה, שנותנת לנו מסגרת של הנתונים שברצוננו לאסוף, ומאפשרת לנו לקודד או למיין את המידע. יש לנו את הכלי לאסוף נתונים ולנתח אותם. מאחר והאקסל הוא מחברת ריקה הוא מאפשר לנו לייצר את הגמישות הרבה ביותר של הנתונים, אבל השימוש המתוחכם במידע דורש ידע, יכולת לייצר נוסחאות וחיתוכים והרבה חשיבה. היתרונות כמובן הם הגמישות הרבה של המערכת, היכולת שלנו להוסיף את כל המידע שאנחנו רוצים, והמחיר הנמוך של הייצור וההתאמה של הטבלאות. החיסרון הוא שהמערכת לא מנחה אותנו. לא מעשירה אותנו באפשרויות והרבה פעמים מסיבות שונות אנחנו מזניחים חלקים ממנה, נוטים לשכוח לבדוק או לעדכן.
מערכות מידע נוספות הן תוכנות, לכל תוכנה יש היגיון פנימי של קישורים בין החלקים השונים של הפעילות. כאשר הן נכתבו הן באו לענות על הצורך של מי שתכנן אותן או מי שהזמין אותן. הרבה פעמים ההיגיון שלהם לא יתאים לסוג העסק שלך, לצרכים או להגיון הפנימי של ההתנהלות שלך, ולכן הבנת התהליך של העבודה היא שלב מקדים לבחירת התוכנה כי אז נוכל להתאים בצורה טובה יותר את התוכנה לתהליך שמתקיים.
התוכנות מתחלקות לשלושה סוגים של מערכות:
מערכות כספים – מערכות כספים הן תוכנות הנהלת חשבונות, כאשר הן תמיד כוללות את הפרטים של הלקוחות, אבל לעיתים רחוקות מאפשרות לנו לנהל את הקשר שלנו עם הלקוחות בתוכן. העניין הוא שמי שתכנן את התוכנות האלה הם אנשי כספים, אותם לא מעניין הלקוח אלא העסק. הצורך של העסק להבין ולראות את ההתנהלות הפיננסית. התוכנות נותנות תמונה טובה של המצב הפיננסי של העסק, ואם המוצרים הוגדרו באופן עקבי אז ניתן להוציא סטטיסטיקות ומידע על רווחיות מוצרים, על מכירות, וכן הלאה. חשוב לציין, בישראל מערכת רשות המיסים היא שקובעת את הקריטריונים והדרישות של המערכות, סוג המסמכים וחלק מהמגבלות (כמו שינוי מסמכים לאחר שהופקו), חשוב לבחור מערכת שעומדת בכללים האלה.
מערכות ניהול לקוחות והמידע שלהם – כשאנחנו מדברים על ניהול לקוחות בדרך כלל נתייחס למה שנקרא CRM, אלו מערכות שמתמקדות בקשר עם הלקוח, לרובן יש רמה מסוימת של תיעוד התקשרויות עם הלקוח, אפשרויות מעקבים, תזכורות וכדומה. לפעמים יש להן מערכת לשליחת מיילים המוניים, לפעמים יש בהן מערכת חשבוניות. ולפעמים ניתן לנהל בהן פרויקטים. לצערנו, לרוב המערכות הזולות אין את כל הפיצ'רים האלה. למערכות הישראליות יש יותר סיכוי להתחבר ולהתממשק למערכות הנהלת החשבונות הישראליות ברשת.
מערכות ניהול פרויקט או מוצר
לצערנו עוד לא המציאו את המערכת המושלמת, מערכות שכוללות את כל התכונות הן בדרך כלל מסורבלות וקשות להגדרה ו/או לשימוש.
הקושי הגדול ביותר, ככל שהן טובות יותר ומורכבות יותר הן נוטות להיות יקרות למשתמש הזעיר בעל העסק הקטן העובד לבד או עם מספר קטן של עובדים.
וכאן מתחילה הדילמה, מה בוחרים? איך בוחרים?
השלבים לבחירת מערכת מידע:
- מבינים את תהליך העבודה שלנו ומגדירים אותו.
- מגדירים צרכים ותקציב, כאשר יש מערכות חינמיות ויש מערכות שעולות עשרות בודדות של שקלים בחודש, ויש מנויים שגדלים על פי נפח פעילות. יש לבדוק מה נכון לעסק שלך.
- מבינים האם תהליך העבודה שלנו בנוי סביב לקוח או סביב תהליך. (להרחבה קרא מאמר על בניית תהליך) וזה מה שינחה את הבחירה בין ניהול פרויקטים לבין ניהול לקוחות.
- מחפשים מערכות בשוק שעונות על ההגדרה הבסיסית ובוחנים את הפונקציות שלהן, עד כמה הן ידידותיות אלינו – המשתמש ומתאימות להגיון המחשבתי של התהליך שלנו.
- מזל טוב – בחרת מערכת, עכשיו יש להגדיר אותה
הגדרת המערכת תהיה לפי הדרישות של התוכנה והכנסת תהליך העבודה כפי שהכנו אותו מראש.
לעסקים בתחילת דרכם אציע להתחיל עם גיליון אקסל, עוד בזמן הבנת התהליך הגיליון הוא הדרך הטובה ביותר לבדוק איזה מידע יש בידנו, מה חסר ולהוסיף במשך זמן עוד עמודות עם מידע. מצד שני, אם אתה נוטה לשכוח דברים, אז ההמלצה היא ללכת על מערכת שמחייבת אותך למלא את כל השדות חובה, ויש לה תזכורות.
היום אנחנו במאה ה 21, ולכן אמליץ תמיד לבחור במערכות מבוססות ענן, מערכות שיושבות על השרת של הספק של התוכנה ולא מערכות שיושבות על המחשב הפרטי. ויש לכך מספר סיבות:
- הרוב המוחלט של הספקים מקפידים על מערכות אבטחת מידע מהשורה הראשונה. הן בטוח טובות מהאבטחה שיש על המחשב הפרטי שלך, כמנוי אחד מתוך מאות או אלפים המידע שלך מוחבא טוב יותר מאשר בנפרד.
- החברות שמתחזקות את השרתים האלה מבצעות גיבוי יומי, המידע שלך יישמר גם אם תחליף מחשב, או המחשב שלך בתקלה.
- מערכת עננית מאפשרת לך גישה מכל מכשיר בכל מקום בעולם.
- לרוב המערכות האינטרנטיות יש אפליקציה מותאמת מובייל, ואם אין להם עכשיו סיכוי גדול שיהיה להם בשנה שנתיים הקרובות.
- המערכות האלה מתפתחות ללא הפסקה, והרבה פעמים פניה לשירות הלקוחות עם בקשות מיוחדות יכולה לגרום לפיתוח של פי'צר – אפשרויות שימוש מותאמות יותר לצרכים שלך.
מערכות מידע בעסק הן הבסיס לסדר, הארגון והניהול התקין של העסק.
ולכן חשוב מאד להשקיע את הזמן והמחשבה בשימוש היעיל בהן. ההכנה וההבנה של הכלים יקדמו את העסק שלך ויסייעו לך לדעת יותר על העסק שלך, הלקוחות ולבנות תוכנית התנהלות.
החלפת מערכת מידע, לאחר הטמעה יכולה להיות מסורבלת ולגזול זמן ואנרגיה רבה, ולכן אני ממליצה להשקיע את ההבנה בעסק לפני שמתחילים לעבוד עם מערכת מורכבת.
התוכנות השונות לא יעשו את העבודה בשבילך, יש להכין את הקרקע באופן הטוב ביותר כדי שהן יהיו הכלי שיעזור לך לנהל.
עדיין מבולבלים?
אני אשמח לשבת לפגישת יעוץ לסייע בבחירת המערכת המתאימה לעסק שלך
דאסי 052-2447153