שתייני הזמן השונים נמצאים בעיקר באינטרנט, אבל הם שם גם כי הם משרתים אותנו. מצד אחד הם כלים לעבודה מצד שני יש בתוכם הפתעות שמייצרות הסחות דעת ואנחנו נסחפים לתוכם ללא שליטה.
קשה לדמיין את העולם העסקי שלנו ללא המייל, זוכרים את הימים בהם הכל הגיע בדואר, פקס וטלפונים? הימים בהם היינו צריכים ללכת לכל מוסד כדי לטפל בדברים? היום אנחנו יכולים לעשות את רוב הדברים במייל, או באתרי האינטרנט השונים. להעביר מידע רב, חומרים מספקים ולקוחות באמצעות המייל.
אנחנו לא יכולים וגם לא רוצים להימנע משימוש במייל, אנחנו מעוניינים להפוך את השימוש במייל ליעיל יותר, ושישרת אותנו ולא אנחנו אותו. על מנת להגיע לזה אנחנו צריכים להשתמש בממשקים השונים באופן מושכל ולהשתמש בטכנולוגיה לטובתינו.
שימוש במייל מאפשר לנו לתת את המענה מתי שנוח לנו תוך זמן סביר. לעיתים אנחנו מתבלבלים וחושבים שזה שהמייל מגיע זה מחייב אותנו לענות באותו הרגע, אבל זה לא כך. ההמלצה שלי היא לקבוע 2-3 פרקי זמן ביום עבודה שבהם אנחנו עונים על מיילים, אלו שהגיעו לאחר הזמן שבו אנו עונים למייל יחכו לפרק זמן הבא. ואלו שנשלחו בין לבין ימתינו שנתפנה לטיפול במיילים.
הנה כמה טיפים כיצד ניתן להשתמש בטכנולוגיה של ממשק המייל לטובתינו. 
- דאגו להגיע מידי יום למצב שבו כל המיילים נפתחו, מיילים מרשימות תפוצה או לא חשובים סמנו כנקרא ושימו לטיפול מאוחר יותר
- צרו תיקיה / רשימת משימות – לקריאה מאוחרת יותר של רשימות תפוצה שמעניינות אתכם, נותנות לכם ערך.
- כל מייל שיש לעשות עליו מעקב סמנו בכוכב, ניתן להכין מספר צבעי כוכבים לנושאים שונים.
- שנו תצוגה של המייל לכוכבים למעלה, ניתן גם לשנות למיילים שלא נקראו קודם. לפי הצורך.
- שימו תזכורות ביומן לטיפול במיילים הדורשים זמן רב. ניתן לקשר בין יומן, משימות, ומייל בגוגל ורצוי לעשות זאת. כך אם לא ניתן לטפל מידית במייל תקצו לו זמן מראש.
- הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה לא רלוונטיות שלא נותנות לכם ערך
- בטלו התראות פייסבוק, לינקדין, גוגל פלוס וכו' ועשו לכם הרגל לקבוע זמן קבוע ומוגבל לטיפול בכולם.
- כששולחים מייל עם בקשות, שאלות או כל מידע אחר, נסו לחשוב על התמונה המלאה ולצרף מראש את כל הקבצים, השאלות וההוראות שיכול להיות שהצד השני יצטרך על מנת לטפל בבקשה. זאת על מנת להימנע מפינגפונג מיותר של מיילים כאשר ניתן פשוט לסיים במייל שניים.
- עבדו עם המשימות של גוגל הן מופיעות במייל וביומן וניתן להפוך כל מייל למשימה ולקבוע להם זמנים ותזכורות (יש להגדיר קודם)
- במידה ומשתמשים במייל ככלי תקשורת תוך ארגוני או עם ספק משנה, הקפידו להפריד בין הלקוחות השונים בכל מייל. כלומר שאם העברתם לגרפיקאי מספר עבודות עבור מספר לקוחות
- נהלו כל אחת מההזמנות בשרשור שונה של מיילים ובקשו מאיש השירות לשמור על ההפרדה. כך תוכלו לדעת בדיוק איפה עומד ועל מי מדברים בכל מייל מבלי לחפש בין עשרות מיילים ונושאים שונים.
- שימו לב שאם יש לכם מספר רב של נושאים עם לקוח או ספק, תחשבו כיצד יהיה לכם קל יותר לאתר את המייל אם בשרשור מתמשך או פתיחת מייל נושאי כל פעם שעובדים על משהו אחר. הקפידו לנהל את התקשורת באופן עקבי עם כל הלקוחות באותה שיטה. (אפשר ורצוי לתקשר את השיטה המועדפת עליכם עם הלקוח או הספק).
- שימו תאגים ותיקיות לנושאים השונים כך שהחיפוש יהיה קל יותר.
- השתמשו בחיפוש למצוא מיילים, אך נסו ללמוד לסמן בטאג את המיילים החשובים, כמו הצעות מחיר, סיכומי פגישה, הוראות לקוח וכדומה. טיפול מיידי בלקוח וניהול המידע יאפשר לכם לצמצם את הפעמים בהם אתם מחפשים מיילים.
- אנחנו עובדים היום עם הרבה צורות התקשרות מקבילות: מייל, וואצאפ, הודעות SMS, התכתבות בפייסבוק, שיחות טלפון, סקייפ ולעיתים אפילו נפגשים. אם השיטות השונות מבלבלות אתכם ואתם מתקשים לעקוב אחריהן, מצאו מערכת CRM – ניהול לקוחות, בה ניתן לכתוב בכמה מילים מה נאמר והקפידו על הרישום. והכי חשוב להצמיד מיילים וקבצים ללקוח.
בנוגע לתקשורת עם הלקוחות, תחילה חשבתי להציע לצמצם את התקשורת ולדרוש מהלקוחות לפנות במספר מצומצם יותר של אמצעי תקשורת. אבל אני חושבת שבמציאות של ימינו לא נכון לצמצם, אלא למצוא פתרונות טכנולוגים שיעזרו לנו להשתלט על המידע. במאמר נוסף אדבר על מערכות ניהול מידע ותקשורת עם לקוחות.
לסיכום:
1. נהלו את הזמן ואל תתנו לטכנולוגיה לנהל אתכם
2. קבעו זמנים קבועים למענה למייל והגבילו אותם אם צריך באמצעות תזכורות או טיימר
3. נהלו את המייל עצמו שישרת אתכם והשתמשו בפיצ'רים השונים לנהל את המידע
אם עוד לא הורדת את המדריך: עסק מסודר ומנוהל – זה הזמן!
מרגיש שצריך עזרה? אני כאן לענות על שאלות או לקבוע שיחת התייעצות.