רבים מאיתנו קורסים תחת העומס כי הצורך להחליט מה לעשות קודם דורש מאיתנו הרבה מאד אנרגיה. הקושי הוא אמיתי כי בכל רגע נתון יש לנו שפע של דברים לעשות, אנשים שביקשו מאיתנו דברים ואנחנו רוצים או צריכים לתת להם מענה, דברים שלנו שאנחנו רוצים לקדם ואילוצים שונים שגוזלים מאיתנו זמן ואנרגיה.
אז מה עושים? איך מתמודדים עם כל אלו?
ראשית, מכינים רשימה של כל הדברים שיש לנו לעשות. היום אנחנו מדברים הרבה על מעבר לעולם דיגיטלי ואפשר להכין את הרשימה הזו באפליקציה או כל דרך אלקטרונית אחרת. אני אישית אוהבת לעבוד עם מחברת. היא תמיד על השולחן, היא זמינה ובכל רגע נתון קל לי להוסיף או לסמן בוצע. המחברת שלי תמיד פתוחה לפני עם המשימות לביצוע.
ישנן שיטות רבות שמדוברות בשוק, שיטות של חשוב דחוף, לא חשוב דחוף, חשוב לא דחוף ולא חשוב לא דחוף. אני מבינה שמי שקשה לו לתעדף קשה לו גם לקבוע מה חשוב ומה דחוף והוא מונע הרבה פעמים דווקא ממי שלוחץ יותר, מה שיותר נוח לו לעשות ומזניח את מי שלא לוחץ או מה שלא כיף לו לעשות. ולכן אני לא אשלח אתכם לעשות זאת.
אני אנסה לתת לכם כלי אחר לתעדוף העבודה. עם זאת, יש לקחת בחשבון שאנחנו לא נספיק לעשות הכל, וזה בסדר. יש גם מחר, ויהיו דברים שלא נעשה, פשוט נחליט שהם לא מספיק חשובים לנו.
בכל עסק יש את הדברים הקבועים שיש לעשות כל הזמן, ויש את הדברים שחשוב לעשות בתדירות כלשהי. אמר חבר שלי לקבוצת בעלי עסקים ש"בעל עסק קטן צריך להיות לדרמן" הכוונה היא שהוא צריך להיות מקצוען בתחום הליבה שלו, אבל להכיר ולדעת את כל הפונקציות השונות ברמה של טיפול והבנה בסיסית. ולכן אנחנו לא נזניח אף אחד מהחלקים של העסק.
אני מאמינה גדולה בעבודה עם יומן ותזכורות. אני חושבת שלהתחיל יום עבודה עם סדר יום שנקבע ביומן זו הדרך לעבוד. אז מה שאני מציעה לעשות הוא לייצר לעצמנו מסגרת עבודה.
כמובן שאת הפגישות שלנו אנחנו מכניסים ליומן, אז בנוסף נעשה לעצמנו "פגישות" קבועות עם חלקים בעסק שצריכים את טיפולינו.
אז איך ננהל את הזמן? הנה רשימת פעולות תכנון שיקלו עליך את החיים:
- רשימת פעולות בוקר קבועות: מיילים, בדיקת הודעות, וכל הפעולות שיכניסו אתכם לתוך יום העבודה בצורה הטובה
ביותר. שימו לב שאתם מגבילים את הזמן לסדרת הפעולות הזו מידי יום. אני ממליצה לעבוד עם המייל כך שכל מייל שנפתח מטופל במקום, מלבד מיילים שיש להקדיש להם זמן רב ואז יש לשבץ אותם ביחד עם המשימות של העשייה.
- רישום של הפעולות שצריך לעשות בתדירות קבועה לכל המחלקות, לסגור זמן חוזר יומי/ שבועי / דו שבועי / חד חודשי
- גבייה, פעם או פעמיים בשבוע, לסגור ביומן את הזמן לעשיה קבועה.
- שיווק, 15-30 דקות ביום או כחלק מהפעולות בוקר או זמן קבוע ביומן.
- פרויקט פיתוח – לפחות שעתיים בשבוע
- כספים – לפחות חצי שעה בשבוע
- מכירות – כל יום רבע שעה
- שירות לקוחות, היא פעולה שצריכה להתבצע יומית, מה שכן, אנחנו יכולים להחליט מה השעות שנוח לנו לענות לפניות. ולהיות שקופים ללקוחות על זמן מענה סביר. (24-48 שעות)
- ייצור – זו אמורה להיות המחלקה שבה אנחנו עוסקים בתחום הליבה שלנו, כל שירות שאנחנו עושים. זה רוב עבודת העסק, וכל יום חובה עלינו לסדר את המשימות ולהקדיש את הזמן לעשיה הזו. פשוט לקבוע מה הן השעות שאנחנו עושים רק את זה. לא עונים למיילים, לא גולשים בפייסבוק פשוט רק זה.
- שיבוץ ביומן זמן לעשיה של התוכנית לשיווק ופיתוח השנתית שדנו בה במאמרים הקודמים. עכשיו יש לחזור לתוכנית, לוודא שהיא מפורקת למשימות ותתי משימות ולשבץ אותן ביומן. לקבוע יום או יומיים בשבוע בהן מקדישים להם זמן בין שעתיים לשלוש לפחות.
- שיבוץ של הפסקות והפוגות, הרבה אנשים בפנטזיה מתכוונים לעבוד ימים שלמים ולהיות סופרוומן וסופר מן, בפועל, אם אנחנו לא משבצים הפסקות בסדר היום שלנו, כמו ארוחת צהרים, ושעת סיום עבודה אנחנו נפסיד הרבה יותר שעות על דחיינות, וגלישה להסחות הדעת (פייסבוק, יוטיוב וכו'). עדיף לקבוע מראש את הזמנים לזה ולשים לנו תזכורות להתנתק מאשר להיסחף לשם.
לסיכום, אם נשבץ ביומן את כל המשימות, נקפיד להפחית הסחות דעת ולעבוד בהצמדות לתכנון שלנו, לאורך זמן נספיק יותר ונפיק יותר. אני יודעת שלפעמים יש חריגות, ודברים שיגרמו לנו לסטות מהתכנון. אבל, לדעת לחזור לתוכנית, לא לבזבז זמן ואנרגיה על הסטיה ממנה ולהתמיד יעזרו לך ליצר יעילות גדולה יותר ועקביות בעבודה.
לקריאה נוספת אני ממליצה לקרוא את המאמר על הפחתת העומס, וטיפים לטיפול במייל