את התלונה הזו אני שומעת מהרבה מאד בעלי עסקים

תמונת המצב: קמת בבוקר, הכנת את הקפה והתיישבת לעבוד מול המחשב. כמו כל יום, גם היום מחכות לך ערמות של מיילים, ויש בינהם חשובים ודחופים, ויש שאינם חשובים בכלל, יש את המיילים מאתמול שפתחת בנייד אבל, הזיכרון מתעתע אם זה היה אתמול או שלשום ועוד ערמות של מיילים שלא נקראו אחורה. ואיך לעזעזל מספיקים הכל? איך לא מפספסים ומאיפה מתחילים. וכך מתחיל כל בוקר. כשיש עוד מליון דברים נוספים שחשבת עליהם וברצונך להספיק היום.

אז התחלת, ועברת על המייל של המשווק ההוא שתמיד אומר דברים נורא מעניינים, ופתאום הודעה בפייסבוק, קצת גלשת… אבל זה קורה. והפעם הבאה שהרמת את הראש עברו שעתיים ויש עדיין מלא מיילים ומלא משימות ולאן הזמן בורח???
נכנסת לפייסבוק לבדוק הודעות ומפה לשם ראית איזה שני סרטונים, עשית סקר עברת על הדף העסקי ופתאום נעלמו עוד שעתיים ויש מלא עבודה ולא ברור מה קרה לזמן. כבר התיישבת והתחלת לעבוד, אבל פתאום נכנסה שיחה מלקוח ועברת לעבוד על הדברים של הלקוח ואופס, צהרים. הפסקת אוכל קלה וחוזרים למחשב, ביקור קטן בפייסבוק ועוד שעה נעלמה. טוב אז עוברים שוב לעבוד על הפרויקט, התקדמת היום קצת. אבל נשארו עוד מיליון מיילים וכנראה שאשב שוב עד השעות הקטנות של הלילה. ומתי אני אעשה פיתוח / שיווק ואתפנה למשפחה?

כעצמאים יש לנו לכאורה המון חופש, יש את הבחירה והיכולת לשלוט בזמן שלנו, לעבוד מתי ומאיפה שרוצים. לקחת יום חופש או אפילו שבוע, לצאת לקניות באמצע היום והכל בלי לבקש רשות מאף אחד. אני הבוס ואני אקבע לעצמי. בתאוריה זה נשמע מעולה, אבל בפועל. הסיבה שאנחנו נוטים להרגיש שהעסק משתלט לנו על החיים היא מאחר ורוב העצמאים מוצאים את עצמם עובדים ללא הפסקה, מתקשים לפרגן לעצמם יום חופש. וגם אם הם לא עובדים העסק והלחץ מלווים אותנו בכל רגע מהיום, ולפעמים גם מהלילה.
אז מצד אחד אנחנו כל הזמן עובדים, ומצד שני קשה לנו לפרגן לעצמנו את החופש. וזה אחד הגורמים לכך שאנו מוצאים עצמנו ליד המחשב סביב השעון כאשר לעיתים הדברים זולגים לנו וקשה לדעת מתי עבדנו ומתי סתם הסתובבנו בפייסבוק וכל מיני שתייני זמן אחרים.

עצמאי ובעל עסק שמצליח להתארגן, לתכנן ולהתנהל עם העסק בצורה מחושבת יגלה שפתאום, העבודה מתקתקת ויעילה, שעות המחשב שלו פוחתות, ויש לו פנאי ליצירת חיים מעבר לעסק.

אז הנה כמה עצות כיצד לעשות זאת:

תכנון

1. שבו עם החזון והמטרות שלכם וייצרו רשימת פרויקטים הנובעים ממנו למימושו 
2. דרגו את המשימות כך שהפרויקטים יובילו יתפתחו לפרויקט הגדול
3. קחו את הפרויקט הראשון ופרקו אותו לגורמים ופרטו מה צריך לקרות כדי שיצא לפועל.
4. צרו משימות לביצוע הנובעות מכל אחד מהשלבים, כך שכל משימה לא תעלה על 3 שעות
5. שבצו את שעות העבודה על הפרויקט ביומן, לפחות פעמיים בשבוע. ככל שתצליחו לפנות לו יותר שעות כך הפרויקט יצא לפועל מהר יותר.

מוטיבציה

חזרו אל החזון והמטרות מידי שבוע, קבעו תזכורת ביומן, רבע שעה של קריאה וחידוד. פעם בחודש קבעו חצי שעה שבה תבדקו את האם הפרויקטים מחזקים את החזון. בתזכורת השבועית, אפילו אם לא תספיקו לעבוד על החזון, היא תזכיר לך את המהות של העבודה ותשפר את המוטיבציה וההתכווננות.

ביצוע

בהמשך המאמר בניתי הצעה ליצירת לוח זמנים לעבודה.

1. עשו רשימה של פעולות יומיומיות שצריכה להיעשות, לדוגמה: בדיקת מייל, מענה על פניות באתר האינטרנט, תגובות בעמוד הפייסבוק, טלפונים, וכדומה. מעין נוהל עבודה אישי שיעזור לך לוודא שהבסיס בוצע, ולא משנה מה.
2. עשו רשימה של הפעולות השבועיות. למשל: גביה – פעם או פעמיים בשבוע (תלוי בנהלי הגביה של העסק), וקבעו ביומן זמן קבוע שבועי המוקדש להם. העלאת פוסטים לפייסבוק, רצוי עם תזמון קדימה, ועדיף להעלות לעד חודש או חודשיים קדימה. העלאת מאמרים, והכנת המייל ללקוחות – רשימת התפוצה.
   הכי קל לבצע את הרשימה הזו אם עובדים לפי המבנה של המחלקות כמו במאמר בקישור. לחלק את המשימות לפי מחלקות ולקבוע שכל שבוע נעשה משימות מכל מחלקה. יש מחלקות שדורשות יותר זמן ודורשות השקעה יומיומית כמחלקת שירות הלקוחות, שעלינו לוודא שעונים תוך זמן קצר לפניות, וטיפול במתעניינים במחלקת המכירות. לעומתן יש מחלקות כדוגמת: מחלקת הכספים, שניתן לסיים את העבודה בזמן קצר יחסית כך שניתן לשבץ אותן על בסיס שבועי, רישום קבוע של כל הוצאה והכנסה ובדיקה באכן זה מתאים לחשבונות אחת לשבוע.
3. לקבוע שעות עבודה קבועות -קביעת שעות עבודה ועמידה בהן מאפשרת לך לדעת מתי יום העבודה שלך מסתיים (כדי לארגן אותו בצורה יעילה) ומתי החיים הפרטיים שלך "מתחילים". על מנת שנוכל לעשות זאת בלב שלם עלינו להיות מאד יעילים ומפוקסים בעבודה בשעות שהגדרנו כשעות העבודה שלנו.
4. ייצרו מסגרת עבודה – היו ממוקדי מטרה בשעות העבודה, מה זה אומר?
   –  קבעו יום של 9-11 שעות עבודה עם הפסקה מתוכננת באמצע. יום עבודה ארוך מזה ימשיך את המעגל של העבודה המפוזרת וההיסחפות עם הסחות הדעת.
   –  תקשרו את שעות העבודה, ללקוחות ולסביבה. בשעות האלה הלקוחות במקום הראשון, ומעבר לשעות הם צריכים ללמוד לכבד את פרטיותכם. ולסביבה החברתית, צריכה ללמוד לכבד את שעות העבודה שלכם.
   –  הכינו הודעת טקסט שאומרת, "אני עסוק עכשיו, אם דחוף שלח SMS או התקשר אחרי השעה 18:00", למשלוח לחברים ומשפחה שנוהגים להתקשר לשיחות חולין באמצע היום.
   –  צמצמו את הסחות הדעת. השתיקו קבוצות וואצפ שאינן רלוונטיות בשעות העבודה, בטלו את הזמינות של צ'ט הפייסבוק בשעות העבודה וכל מערכת התראות שאינה קריטית או דחופה.
   –  חלקו את מבנה יום העבודה לפרקי זמן של ריכוז ועשיה.
   –  קחו הפסקות יזומות להתמתחות ותזוזה מידי כשעתיים, הן יעזרו לשמור על ערנות וריכוז. ללכת להביא כוס מים, להוציא את הכלב לטיול של 10 דקות וכדומה
   – הגדירו מראש מה הוא פרק הזמן שאתם רוצים להקדיש לרשתות החברתיות ושימו תזכורת להזכיר לכם לחזור לעבודה.
5. קבעו יום מנוחה שבועי – אחת הסיבות שאנחנו מותשים מהעבודה היא שאם אנחנו לא שומרים שבת אנחנו עובדים 7 ימים בשבוע. קביעת יום בשבוע כיום חופש, יום מנוחה שמפנים מעבודה לדברים נוספים שאנחנו אוהבים לעשות. אם שבת או שישי הם ימים עסוקים שלכם בעבודה מכל סיבה שהיא תקבעו יום אחר בשבוע למנוחה ופנאי. קל מאד להיסחף לעשיה בכל הימים, לקום בבוקר ולבדוק מיילים למרות שזה יום החופש שלנו. אבל המחיר האישי שנשלם בקשר שלנו עם הסביבה הקרובה הוא גבוה, בן זוג שתעלמו לו לעבודה יהיה הרבה פחות תומך

הנה הצעת סדר יום לעובדים בעיקר מהבית ונותנים שירותים ממחשבם האישי.

חלקו את היום למספר יחידות זמן ועבדו בצורה שיטתית, השעות שרשמתי הן גמישות, הן בנויות למי שמתחיל את יום העבודה בשעה 8 בבוקר אבל אם אתם מתחילים ב 10 כי אתם אנשים של לילה אפשר לדחות, אם יש ימים בשבוע שיש לכם פגישות, בנו את לוח הזמנים סביב הפגישות. אבל הרעיון הוא לעבוד על פי התכנון ועל ידי כך ליצר יעילות.

8:00-9:00 טיפול במיילים, יש הרבה אנשים שתיבת המיילים שלהם מלאה במיילים שלא קראו ולא יקראו לעולם.

• כל מייל שנפתח, טפלו בו ואל תשאירו לאחר כך. מענה מיידי לכל מייל שמצריך טיפול, תיוק של מיילים של רשימות תפוצה למועד מאוחר יותר, שימו רשימת משימות של מיילים לטיפול או למידה וסמנו מיילים כנקראו.
• הוצאת הצעות מחיר מידית
• מענה למיילים של לקוחות מידית, אם הטיפול הוא קצר מומלץ לבצע במקום, אם לא, קבעו שעה מאוחרת יותר לטיפול וסגרו את הזמן ביומן.
• במידה והגיעו הזמנות לכנסים / אירועים וכדומה, רשמו מיד ביומן אם בכוונתכם לבוא וסיימו את ההרשמה מידית. הרשמה מוקדמת בהרבה מקרים זולה יותר, וחסכתם לעצמכם זמן לקבלת מיילים נוספים בנושא וזמן התלבטות אם כן או לא

9:00-9:30 התעדכנות ומענה לפניות ברשתות החברתיות של העסק

• התמקדו בדף העסקי בפייסבוק, וודאו שכל הקמפיינים שרצים מתוחזקים, שכל התגובות לפוסטים נענו, הזינו פוסטים מתוזמנים קדימה וכן הלאה
• עברו בפורומים שמקדמים אתכם מקצועית, אם ראיתם מודעה שעונה לכם על צורך זה הזמן לבדוק אותה.
• התעלמו כרגע מכל הסרטונים של החברים – הם יחכו לכם לאח"כ כשתהיו פנויים ותוכלו ליהנות מהם. ניתן להשתמש בכפתור "שמור" ולהכין מאמרים, קישורים וסרטונים לשעות שאינן שעות עבודה לצפייה מאוחרת יותר
• היו ענייניים, אל תפתחו שיחות עם חברים, אל תתעכבו על מה שלא מקדם את העסק.

9:30-10:30 שיחות טלפון – מכירות, לחזור ללקוחות, לדבר עם נותני שירותים במידה וצריך וכו'
אם אתם לא אנשים של בוקר, ומעדיפים שלא לדבר עם אנשים בשעה הזו ניתן לקבוע את מועד השיחות, לאחר משימות העשייה לפני ארוחת הצהרים, ובתנאי שאתם לא מתקשרים אל אנשים כשאתם רעבים ☺, אפשרות נוספת היא להתחיל עם השיחות מיד בחזרה מהפסקת צהרים.

10:30-13:00 : ליבת יום העבודה – כאן משובצות המשימות והשירות שאנו צריכים לקדם.

• טיפול וקידום פרויקטים ושירותים ללקוחות, הכינו רשימה של מטלות שצריך לסיים עבור הלקוחות. אל תחכו לרגע האחרון. לקוח שמקבל מה שהוא הזמין לפני הזמן שהגדרתם יהיה מאושר והורדת המשימה מהלוח תפנה מקום לדברים אחרים.
• גביה – יצירת תשתית, רשימת גביה מסודרת הכוללת סה"כ כסף בחוץ, ותאריכי תזכורת.
  פרסום ושיווק – לפי תוכנית מובנית, הוצאה לפועל לפי השלבים. קמפיינים, חומרים שיווקיים, פוסטים מתוזמנים לפייסבוק, מאמרים, מיילים לרשימת התפוצה וכו'
• תשתיות: טמפלטים להצעות מחיר, יצירת ארגון בעסק, תשלומים לספקים, סידור האתר, העמוד העסקי. – פרויקטים בגדול.
• תכנון עסקי, שיווקי, כלכלי וכו'

13:00-14:00 הפסקת צהרים
אני דרך כלל באחת רעבה, אבל אם זה לא המצב ניתן להמשיך בזרימה עם העשייה עד הפסקת צהרים לשעה שנוח לך. בהפסקת צהרים, זה הזמן לעצור, לנקות את הראש, יש כאלו שממליצים לנוח מעט בשכיבה (אם אתם עובדים במקום עם ספה או מהבית) יש כאלו שיוצאים להליכה קצרה לחלץ עצמות.
הבחירה בידכם. מה שאני ממש ממליצה הוא להחליט שבשעה הזו לא נסחפים לעבוד אלא נחים באמת, ניתן לחזור לפייסבוק לדברים ששמרנו לנו מהבוקר. אבל הכי חשוב, לשים תזכורת לחזור לעבוד בתום השעה כדי לא לשכוח את עצמנו ולאבד זמן יקר.

14:00- 14:30 בדיקת מיילים וטיפול מהיר, כדי שאם נכנס משהו חשוב מהבוקר נוכל לתת לו מענה מיידי וממשיכים לפרויקט שלנו.

14:30-17:00 שעות עבודה נוספות – אני לא יודעת עד איזה שעה קבעתם שאתם עובדים אבל זה מה שעושים:
נכון שעכשיו אנחנו קצת עייפים, או שיש כאלו שדווקא פה מתחילים להתעורר, זה מאד אישי.
פרויקט גדול – הסיבה שאנחנו קובעים לנו סדרי עבודה היא כדי להגיע לפרויקטים הגדולים שלנו: פיתוח / שיווק / הפקה מה שהחלטנו. זה חייב להיות משהו מרגש, משהו שאנחנו יכולים לדמיין איזה תוצאות מופלאות יהיו לו. ולכן בשעה הזו שאנו טיפה עייפים ועבדנו מהבוקר זה הזמן לעבוד על מה שמרגש אותנו ומשמח אותנו. דאגו כל יום לעשות משהו כזה.

17:00-18:00 סגירת יום

• השלמות לקוחות, אם בשעות הבוקר לא סיימנו מה שרצינו ללקוחות, לאחר שעתיים של עבודה על פרויקט שלנו ניתן להקדיש זמן ללקוחות
• הכנת היום שאחרי: רישום מה המשימות הדחופות שלנו, הכנת החומרים לעבודה מחר על הלקוחות, קביעת המשך הפרויקט למחר, ותעדוף של המשימות
• שימת תזכורות וניהול היומן של הימים הקרובים.
• טלפונים אחרונים אם יש מישהו שלא השגנו או לא הספקנו לדבר איתו.

לסיכום, על מנת להוריד עומס אנחנו צריכים לא להוסיף שעות עבודה, אלא לצמצם אותם וליצור לנו יעילות בעבודה בשעות שהגדרנו. לתכנן את העבודה, להגדיר לעצמנו מסגרות ולעמוד בהן. לצמצם ולשלוט בהסחות הדעת ולהגביל בהן את השימוש. אם נשכיל להתמיד עם אורח החיים הזה ואז הגבולות שלנו יהיו ברורים, והעבודה לא תפלוש לנו לחיים אלא אנחנו ננהל אותה בתוך הגבולות הנכונים לנו.

בשבועות הקרובים אתן עוד כלים והשלמות למאמר הזה, אעזור לך להתארגן ליעילות.
יעילות לא באה ביום אחד, היא תהליך, זה הזמן להיות סבלני/ת עם עצמך.
להעריך נכונה את היכולת הספק האמיתית דורש מיומנות ואני אתייחס לזה

אם עוד לא הורדת את המדריך: עסק מסודר ומנוהל – זה הזמן!

אם בכל זאת מרגישים שרוצים עזרה, אני כאן לענות על שאלות או לקבוע שיחת התייעצות.
לכל שאלה או בקשה אני פה, השאירו תגובות וספרו לי האם המאמר עזר ועשה לך סדר

Comments