הרבה בעלי עסקים שנותנים שירותים מבינים שחשיפה למספר רב של אנשים קלה יותר אם הם מייצרים ערך שניתן להעביר אותו בסדנה, הרצאה או מפגש של קבוצת אנשים. והם צודקים! לסדנאות יש ערך רב בחשיפה וביצירת קהל.

למפגש מרוכז יש מספר יתרונות:

1. יצירת קהילה, קבוצה של אנשים שמרגישים שייכות ויש להם מחנה משותף בהתעניינות בנושא מסוים
2. בקבוצה הרבה פעמים נוצרת אנרגיה טובה שמעודדת רכישה של מוצרים ורצון של תנועה משותפת, ולפעמים גם בניית תהליך משותף.
3. מפגש קבוצתי מאפשר לחלק את העלות של הזמן שלנו בין יותר אנשים ובכך נותן גישה אל האיכות שלנו כנותני שירות ליותר אנשים מתוך מחויבות שנוצרת בתשלום, ולו הסמלי ביותר.
4. הקבוצה מאפשרת לנו להביא את המתנה שלנו לעולם בכמות גדולה יותר ולהיחשף ליותר אנשים.

כשמחליטים לפתוח סדנה, השתלמות , קורס או כל סוג של מפגש קבוצתי יש מספר החלטות שעליך לקבל והן אלו שצריכות להנחות אותך בהתנהלות והשיווק לקראת המפגש.

1. מה מטרת המפגש? האם הוא לצורך המפגש עצמו והערך שאנחנו רוצים לתת בו או שהוא סוג של חשיפה כדי למכור מוצר יקר יותר?
2. האם המפגש עומד בפני עצמו או שהוא חלק מסדרה של מפגשים?
3. האם המפגש בתשלום? כמה ברצונך להכניס? האם רק כיסוי עלויות או גם רווח? האם מדובר במיתוג גבוה או במתאים לכל כיס?

   

4. מה כמות האנשים שאני רוצה במפגש? עם איזה מספר של אנשים אהיה מרוצה?
5. איזה ערך ומה יצא למי שיגיע למפגש

במידה ורוצים לצאת עם סדרת מפגשים בתשלום, לרוב מקובל לעשות מפגש מבוא או בחינם או בתשלום סמלי. תשלום כלשהו מראש מייצר הרבה יותר מחויבות מאשר מפגש חינמי. אני יכולה לספר שחבר בעל קבוצות ריצה נתן במשך תקופה ארוכה אימון חינם. ברגע שהוא שינה את ההצעה מחינם למחיר סמלי למספר קטן של אימונים, כמות המתעניינים והמתחייבים להתנסות עלתה באופן משמעותי. כך שגם הצעה של מפגש במחיר היכרות עדיף בעיני מבחינה שיווקית על חינם.

לאחר שהחלטנו מה המטרות, מה הקונספט, ומה אנחנו נותנים ניתן להתחיל את הבניה והשיווק:

1. מבנה בסיסי לסדנה- גם במידה ואין צורך במצגת יש לתכנן את הפעילות.
   לבנות מערך של מה ברצונך להגיד, אם ואילו פעילות לעשות, מה חשוב שיהיה, אלו כלים או חוויות מתוכננות למפגש וכן הלאה. רצוי לתכנן גם הפסקות.
2. קהל היעד– למי מיועדת הסדנה, מה מטריד אותם ומה יניע אותם להגיע לסדנה. מה הפתרונות וכלים שהם יקבלו. מה יגרום להם לצאת מהבית או מהעבודה ולהגיע לסדנה. אילו הבטחות (שכמובן ביכולתך לקיים) תוכל להבטיח.
3. מקום ושעה – לא משנה אם מדובר בסלון ביתך, או במקום שהזמנת, יש לשים לב שיש מקום חניה, או שהמקום מאד נגיש. לוודא שאכן יש למקום את היכולת להכיל את כמות האנשים שהחלטת שברצונך להביא, וכל הסידורים כמו פינת קפה ומספיק מקומות ישיבה.
4. פעילות שיווקית – כדי להגיע לקהל עלינו להכין את כל אפיקי השיווק שאליהם נפנה. נבדוק איפה הקהל שלנו נמצא ונפרסם שם. נוודא שאנחנו מפרסמים רק למרחק שממנו נעריך שאנשים יהיו מוכנים להגיע לפעילות הזו.
5. חומרים שיווקיים – פוסטים, מאמרים, פרסומות, תמונות – שיקדמו את הנושא ולבדוק מה עובד הכי טוב. במהלך התהליך השיווקי. אם בחרת ללכת על קונספט שברצונך לחזור עליו מספר פעמים, ההמלצה שלי היא ללכת למעצב שיעזור לך עם הגרפיקה. גרפיקה טובה מביאה יותר לקוחות וההשקעה והמיתוג משתלמים.
6. אירוע פייסבוק – אירוע הוא דרך מעולה ליצור חשיפה, במיוחד אם מקפידים לייצר פוסטים ומוסיפים חומרים בתוך האירוע עצמו מידי מספר ימים, כך שכל מי שלא סימן שהוא לא מגיע יקבל התראה וחשיפה נוספת.
7. דף נחיתה – דף הרשמה לאירוע עם מלוא הפרטים, ועדיף גם עם גביה של דמי ההרשמה. זה מייצר את המחויבות להגעה לעומת אירוע חינמי, נותן אינדיקציה לכמות האנשים שתגיע ולא פחות חשוב, חוסך מאתנו באירוע את הצורך להתעסק עם הכספים והקבלות.
8. יצירת קמפיינים פרסומיים – אם יש בידך את התקציב, ניתן לפי כל ההגדרות שהגדרנו בשיווק לייצר קמפיין פרסום בפייסבוק. אני ממליצה לעשות מספר רב של מודעות ולבדוק מה הכי אפקטיבי:
   א. קידום האירוע עצמו
   ב. מודעות שונות עם תמונות שונות וטקסטים שונים, כפתור הנעה לפעולה ולנסות מסגרות צבע שונות למודעות.
   ג. מיקוד מודעות לפי מין, כלומר פניה שונה לגברים ונשים
   ד. מיקוד הודעות לישובים ממוקדים בטווח האזור
9. פרסום נוסף – למפגשים שאינם מפגשים עסקיים אלא עוסקים בכל מה שקשור לשעות פנאי, חוויה, רוח, יצירה וכדומה יש מגוון גדול של אתרים, חלקם מאפשרים פרסום חינם או בתשלום סמלי תמורת הרשמה לאתר, כגון: חוג, חוגל, ויש גם חינמיים, פשוט לעשות חיפוש בגוגל סדנאות/ חוגים וכו'. במידה והמודל של סדנאות הולך להיות משהו קבוע, כדאי לבדוק את האתרים השונים ולשקול שם פרסום ממומן. ברובם יש מיקוד לגבי אזורים בארץ.
10. מודעות – במקומונים, או מקומות פיזיים באזור הסדנה, שווה לחשוב על פרסום פוסטרים במקומות שבהם ישנם לקוחות פוטנציאלים: חנויות, גנים/ בתי ספר / מתנסים, לוחות מודעות מקומיים, וכו'
11. פרסום חינמי נוסף: רשתות חברתיות כמו פינטרסט, גוגל +, אינסטגרם, וכל רשת שנראית לך הולמת. קבוצות פייסבוק רלוונטיות, שם יש לשים לב, שאחרי פרסום במספר קבוצות ומעלה פייסבוק עשוי לחסום זמנית את הפרסום והשיתוף ולכן רצוי לבחור קבוצות, לעשות זאת מדורג, בשינוי של הקישורים, הטקסט, התמונה ולפי חוקי הקבוצה.
12. רישום – מהרגע שבו נפתחה ההפצה והפרסום של הסדנה יש לנהל קובץ הרשמה מסודר, במידה ויש תשלום אוטומטי קל יותר פשוט להוציא את הדוח. במידה וההרשמה היא טלפונית, אני ממליצה לעשות בדיקה בהרשמה של מירב הפרטים: שם, מאיפה שמע, מה דיבר אליהם, מה הם מצפים לקבל וכן הלאה (בקרוב אעלה טופס לשימושכם להרשמה לסדנאות) ככל שתרשמו יותר פרטים על הפונים כך תוכלו למקד את השיווק טוב יותר בהמשך.
13. מספר ימים לפני הסדנה – להכין תזכורת ליום לפני או לאותו היום מספר שעות לפני לשליחה למשתתפים. להכין רשימת ציוד וצרכים, כאשר הבסיסית: מחשב עם מצגת (במידה ויש צורך), עזרים כל מה שתכננת לפעילות לוודא שיש ברשותך בכמות מספקת וקצת יותר. כיבוד קל לאורחים שלך, ואם אין במקום אז גם פינת קפה וכל מה שצריך להיות בה. פנקס קבלות / חשבוניות, עטים, רשימת משתתפים ואם חסר תשלום שיהיה ברור ברשימה כמה עליהם לשלם. ציוד ליצירת שילוט במקום אם המקום לא ברור. מעטפות – במידה ולוקחים כסף. כל הדברים הנוספים שאתם עשויים להצטרך בסדנה.
14. ביום הסדנה – לפני שיוצאים מהבית למקום הסדנה לוודא שיש לנו את כל רשימת הציוד והצרכים שלנו לאירוע. מומלץ להגיע לפחות שעה לפני למקום להתארגן, לנשום ולהתכונן בנחת. בין השאר יש לוודא שהגישה והמקום ברורים, שפינת הקפה / כיבוד מסודרת ומזמינה, שהמקום מסודר ומוכן לפעילות. מומלץ להביא חבר או עוזר מכל סוג שהוא שיעזור לך להיות זמינים בטלפון, לעזור לאנשים להגיע, לסמן מי הגיע ומי הודיע על איחור, לקחת תשלום אם צריך, לוודא שכל הדברים הטכניים אכן עובדים כראוי.

למרות שמדובר פה על מספר רב יחסית של שלבים בהפקת אירוע, בחינה של כל שלב לכשעצמו היא לא מסובכת. ולכן הכנתי לכם את הרשימה הזו. העבודה לפי הסדר תאפשר לך שקט נפשי ויכולת להפיק כל אירוע שתבחר. ככל שמכירים את סדר הפעולות טוב יותר, כך נעשים מיומנים יותר וההפקה קלה יותר

כשהתחלתי להפיק סדנאות עשיתי את זה לבד, בהתחלה סדנאות לכתיבת תוכן (שיחזרו בקרוב) ולאחר מכן במשך תקופה ארוכה סדנאות באשרם במדבר. בהתחלה זו נראית כמו משימה בלתי אפשרית אבל ברגע שמייצרים מנגנון לעניין, הפקת סדנאות יכולה להיכנס לשגרה עם מעט מאד השקעה יחסית ועם הרבה סיפוק ותמורה.

אם עוד לא הורדת את המדריך: עסק מסודר ומנוהל – זה הזמן!

אני כאן לכל שאלה או התייעצות, הן בהפקה והן בבניה של סדנה, הרצאה או פעילות.
לכל שאלה או בקשה אני פה, השאירו תגובות וספרו לי האם המאמר עזר ועשה לך סדר

Comments